SLUTT MED PAPIR!

Med HSEQ+ i lommen kan du si farvel til alle notatblokker og kjipe avviksskjemaer på papir. Ønsk framtiden velkommen! Last appen ned i dag og bruk den helt uten kostnader.

Om appen

Mellora har utviklet det som var verdens første smarttelefon-app for rapportering av avvik, observasjoner, ulykker, nestenhendelser og forbedringsforslag relatert til helse, miljø, sikkerhet og kvalitet (HMSK/HSEQ). I ettertid er appen blitt utvidet til også å inneholde muligheten for dokumentering av sikker jobbanalyse og inspeksjoner/vernerunder og revisjoner. En ny modul kalt “Timelister” ble implementert i august 2014.

Datafangst har, ved å bruke HSEQ+ fra Mellora, aldri vært enklere. Bruk HSEQ+ til å lage HMSK-rapporter og timelister med noen få fingertrykk. Siden koden i appen ikke er linket til noen database, er brukeren ei heller avhengig av å ha investert i et spesielt dataverktøy for å kunne bruke appen.

Om ønskelig dog, kan alle innsendte data fra HSEQ+ ved hjelp av en såkalt xml-fil som legges ved alle rapporter lett importeres til bedriftens egen database eller styringssystem, eller man kan velge å knytte appen opp mot vår statistikkdatabase, HSEQ Reports.

Inkludert i HSEQ+ er en pdf-generator som lager en pent formatert rapport som kan brukes som til å skape deres egen bedrifts komplette HMSK rapporterings- og behandlingssystem, samtidig som at pdf’en på timelistene vil være et fullstendig underlag ved fakturering og lønnskjøring.

I bedriftstilpassede versjoner av appen kan det også være en idé å koble inn all såkalt styrende dokumentasjon (prosedyrer, arbeidsinstrukser, retningslinjer etc.). Her kan vi anbefale Google Drive som er en tjeneste som ligger i nettskyen og som gir fantastiske muligheter ift. det som har med dokumentasjon, dokumentkontroll, versjonshistorikk, distribuering og rettighetsstyring ned på dokumentnivå å gjøre.

Ordet “Mellora” er galisisk og betyr forbedring. En organisasjons HMS og KS-arbeid handler utelukkende om å forbedre. Ved kontinuerlig å forbedre interne arbeidsmetoder, prosedyrer og prosesser, blir det enklere å gjøre de justeringene som trengs for å skape en sikker, strømlinjeformet og økonomisk trygg arbeidsplass.

  • Bruke appen
  • Hurtigrapporter
  • Inspeksjoner & revisjoner
  • Sikker-jobb analyse
  • Timelister
  • HMS/K-dokumentasjon
  • Database
  • HSEQ Messenger
  • HSEQ Pages
  • HSEQ Editor

FOKUS PÅ HMS OG KVALITET?

HSEQ+ fra Mellora er designet slik at brukerne kan sende inn HMS- og kvalitetsmeldinger samt dokumentere andre relevante HMS og KS-oppgaver på en enkel, innovativ og effektiv måte.

Idéen bak det hele, er at det skal være lett å sende inn en rapport, og at brukeren skal kunne gjøre så uten å måtte ta stilling til en mengde vanskelige kriterier og valg.

Dersom brukeren ikke har internettilgang på stedet man er, lagres automatisk rapporten enten i appen eller blir liggende i utboksen i telefonenes e-postprogram, slik at den blir sendt når man får tilgang til nett.

Smarttelefoner er i ferd med å overta for vanlige mobiltelefoner. Ved å bruke en iPhone, iPad, Android apparat eller Windows Phone, kan man velge mellom seks forskjellige HMS og KS-rapporttyper (hurtigrapporter) samt systematikk for gjennomføring av sikker jobbanalyse (SJA), inspeksjoner (vernerunder) og revisjoner. I tillegg kan appen brukes til å registrere timelister over alt utført arbeid. Overalt i appen kan man velge mellom pre-definerte kategorier, skrive forklarende tekst og kan legge ved bilder som en ytterligere dokumentasjon av hendelsen, forbedringsforslaget, SJA’en eller vernerunden. Utnytt at “alle” ansatte i organisasjonen bruker en teknologisk innretning som de sannsynligvis “alltid” har med seg til å bli delaktige i det daglige HMS og KS-arbeidet.

HSEQ+ er et verktøy som kan skape mer entusiasme rundt HMS og KS og dermed også øke sannsynligheten for bedre innrapportering hvilket igjen fører til muligheten for ytterligere kontinuerlig forbedring!

HSEQ+ er publisert med språkinnstillinger for norsk, samisk, engelsk, fransk, tysk, polsk, nederlandsk, portugisisk,dansk og spansk, men kan lages i det språket man ønsker ved en spesialtilpasning av appen.

MODULEN FOR HURTIGRAPPORTER GIR DEG MULIGHETEN TIL Å REGISTRERE OG SENDE FØLGENDE KVALITETS- OG HMS-MELDINGER:

  • Avvik
  • Observasjon
  • Forbedring
  • Ulykke
  • Nestenulykke
  • Forebygging

Hver av de 6 rapporttypene gir deg mulighet til å skrive inn fritekst og å velge fra forhåndsdefinerte alternativer. For å gjøre rapporteringsprosessen enkel for alle å forholde seg til, inneholder rapportene kun et lite antall felt som det som legges inn tekst eller informasjon i. Alle sendte rapporter lagres i appens rapportarkiv.

Alle hurtigrapportene er satt opp til å legge ved opp til tre foto. Hvert foto som settes inn kan redigeres – man kan f.eks. legge til uthevinger for enda enklere å forklare hva rapporten gjelder.

Hurtigrapportene i alle bedriftstilpassede versjoner av HSEQ Free kan bli utviklet til å samsvare med deres egne eksisterende prosedyrer. Men; vi oppmuntrer alle kunder til å tenke seg om dersom vi føler at tilpasningene som ønskes vil skape mer forvirring enn forbedring. HSEQ-appene fra Mellora skal være forbundet med Keep It Simple prinsippet!

HSEQ Free har en rekke sjekklister som kan brukes til å gjennomføre og dokumentere vernerunder, kvalitetsrevisjoner og miljørevisjoner Uten noen form for kostnad, kan følgende forhåndsdefinerte lister benyttes:

  • HMS-inspeksjon: verksted
  • HMS-inspeksjon: kontor
  • HMS-inspeksjon: uteområdet
  • Kvalitetsrevisjon: ISO 9001 kapittel 4
  • Kvalitetsrevisjon: ISO 9001 kapittel 5
  • Kvalitetsrevisjon: ISO 9001 kapittel 6
  • Kvalitetsrevisjon: ISO 9001 kapittel 7
  • Kvalitetsrevisjon: ISO 9001 kapittel 8
  • Miljørevisjon: ISO 14001

Du åpner enkelt og greit modulen for Inspeksjoner og revisjoner, velger den aktuelle sjekklisten og gjennomfører inspeksjonen/revisjonen på en meget enkel måte. Trykk for å velge om sjekkpunktet er OK eller ikke samt om det er relevant eller ei. Dersom et sjekkpunkt merkes som “Ikke OK” kan du legge til årsak til dette ved å velge blant de allerede forhåndsdefinerte årsaksforholdene på hvert sjekkpunkt. I tillegg kan du legge inn forklarende tekst om funnet samt legge ved et foto for å poengtere det hele.

Dersom du av en eller annen grunn ikke fullfører en påbegynt inspeksjon vil denne lagres i appens lokale database, slik at den kan plukkes opp igjen på et senere tidspunkt. Alle inspeksjoner og revisjoner lagres som enten “Under arbeid” eller “Fullført”.

Når du trykker på “Send” vil en pent formatert pdf-rapport bli generert. Eventuelle bilder som er lagt til sjekkpunkt vil følge med, og referanse til sjekkpunktet det tilhører vil bli påført i rapporten.

Organisasjoner som får skreddersydd sin versjon av HSEQ Free kan endre eller legge til sjekklister som man behøver, så lenge de følger samme mal som i originalen.

Sikker-jobb analyse (SJA) er en metode som brukes for å planlegge utførelsen av en jobb for å redusere risikoen forbundet med de forskjellige arbeidsoppgavene. HSEQ Free har en egen modul for å kunne gjennomføre og dokumentere SJA på en enkelt, effektiv og trygg måte. Ved å bruke HSEQ Free til å gjennomføre SJA, ledes du gjennom en logisk oppbygd systematikk som bygger på anbefalingene satt av Arbeidstilsynet og Norsk Olje og Gass (tidligere OLF).

Du definerer enkelt og greit hva som er hovedoppgaven som skal løses, for deretter å opprette deloppgaver som trengs for å utføre denne. Hver enkelt deloppgave risikovurderes på en innovativ måte ved å bruke den innebygde risikomatrisen i appen. Matrisen følger anbefalingene satt i bl.a. Norsok S012 og symboliserer risikoen med fargene rød, gul og grønn (“trafikklysmetodikken”). I tillegg til å defingere risiko med fargesymbolikk, kan du legge inn beskrivende tekst og selve risikoforholdet samt hva som må gjøres for å redusere risikoen. Når eventuelle tiltak som trengs er iverksatt, kjøres en ny risikovurdering av deloppgaven og man går videre til neste steg.

Dersom arbeidet er en prosess som vil påga over tid med nye deloppgaver underveis, kan SJA’en lagres i appens lokale database og hentes opp igjen ved behov. Når alle deloppgaver er definert og risikovurdert må du bestemme og den totale risikoen er akseptabel, legge til kommentarer og erfaringsoverføringer samt signere rapporten. Ved å klikke “Send” genereres en pent formattert pdf-rapport som kan sendes til HMS-leder, prosjektleder etc. slik at denne er vedkommende i hende umiddelbart.

Tilpassede versjoner av HSEQ Free kan endres til å inneholde den SJA-systematikk som dere er kjent med internt i organisasjonen, men vi anbefaler alltid våre kunder om å tenke seg om to ganger dersom de ønsker å snu opp ned på modulen, for systematikken som fins der er strengt tatt den eneste dere behøver.

Timelister er en modul som er laget for å forenkle, forbedre og kvalitetssikre innhenting av detaljer som omhandler arbeidstimer, sykefravær, ferieavvikling etc. Istedenfor å måtte fylle ut enda et papir, kan modulen enkelt brukes til å dokumentere dette raskt og sikkert. Pre-definerte verdier gjør det lett å legge til nye oppføringer i timelistene, noe som gjør det mulig å få holdt disse ajour der og da.

I menyen for innstillinger bestemmes det hva som er vanlig arbeidstid, overtid 50% og ubetalte lunsjpauser. Appen bruker disse verdiene i de forskjellige oppføringene i timelistene og kalkulerer automatisk korrekt antall timer av de forskjellge typene. En oversikt som viser alle detaljer og både hver enkelt timeliste samt en som viser et total oversiktsbilde er også med, noe som gjør det utrolig lett å følge med på alt fra hvor mye ferie man har brukt til hvor mange timer som er jobbet på prosjekter osv.

Ved å bruke en av de mange gratis nettskytjenestene som er kommet de siste årene kan appen bli et komplett verktøy som ivaretar alt fra A til Å som har med HMS og kvalitet å gjøre. Vi anbefaler Google Drive som er en genial løsning som ivaretar alle dokumentstyringskrav og gir mulighet til både versjonshistorikk, endringslogg, siste aktiviteter (hvem har gjort hva), deling av kataloger og filer etc. Google Drive er gratis opp til en gitt størrelse, men vår erfaring er at de aller fleste bedrifter vil klare seg med den lagringsplassen som kommer inn under gratisutgaven. Uansett, skulle det knipe på plassen koster det ikke skjorta å få utvidet litt.

I HSEQ Free og hseqreports.com har vi koblet inn et eksempelsystem for oppbygging av HMS og kvalitetsdokumentasjon. En egen knapp (PDCA (Demings sirkel)) symboliserer dette. Systemet bygger enkelt og greit på kataloger som vil inneholde den nødvendige dokumentasjonen som bedriften har og trenger. Siden Google Drive også kommer som en egen app, vil klikk mellom HSEQ Free og Google Drive foregå sømløst og være meget profesjonelt. Det samme er tilfelle ved klikk ut fra databasen; siden man allerede er på nett vil koblingen til den webbaserte HMS/K-dokumentasjonen være smidig og rask. Google Drive kan sågar installeres som en egen enhet på PC/Mac, noe som gjør at alle dokumenter kan ligge offline samtidig som at systemet synkroniseres mot web kontinuerlig for å sørge for at all dokumentasjon til en hver tid er siste gjeldende.

Bedriftstilpassede versjoner av HSEQ Free kan bli knyttet opp mot vår database hseqreports.com enda mer effektiv HMS-/kvalitetsforbedring. Databasen er enkel å bruke og følger KIS-prinsippet akkurat slik som appen. Når en bruker har fylt ut en hurtigrapport, inspeksjon, revisjon eller SJA, klikker man på “Send” på vanlig måte og rapporten sendes til deres område i databasen der alle saker kan behandles videre, søkes og filtreres blant og tas ut statistikk på (hurtigrapporter). Egen funksjonalitet for automailder mottaker av avvik, ansvarlig for handling og avsender automatisk varsles gjør det hele lekdende lett. Når det i tillegg sendes ut purringer automatisk dersom saker bare blir liggende så er jo dette bare velstand!

Videre kan man i databasen koble inn f.eks. Google Drive som er en nettskytjeneste der all dokumentasjon relatert til HMS- og kvalitet kan være lagret. Via en knapp i databasen (og appen) kan brukerne med et tastetrykk åpne opp den styrende dokumentasjonen og gå tilgang til alt fra prosedyrer til datablad og arbeidsbeskrivelser uten problem. Og; best av alt er at de fleste nettskytjenester kommer med en GRATIS lagringsplass som for de aller fleste er stor nok til denne type dokumentasjon.

Ta kontakt for å få gjestetilgang til databasen og for å se hvordan vi har bygget opp en HMS/K-struktur i Google Drive som både er enkel å bruke, har utrolige muligheter hva dokumentstyring angår samt er mulig å styre rettigheter til ned på dokument-nivå!

HSEQ Messenger er en modul som kan benyttes i bedriftstilpassede versjoner av HSEQ Free til for eksempel:

  • Varsling om hittil ukjente risikoforhold
  • Formidling av erfaringsrapporter (erfaringsoverføring / lessons learned)
  • Umiddelbar varsling i krisesituasjoner
  • Informasjon om endringer i HMS-/kvalitetspolitikk
  • Melding om endringer i prosedyrer og arbeidsmetoder
  • Generell HSEQ-informasjon eller rett og slett bedriftsnyheter/informasjon

HSEQ Messenger styres via et brukervennlig online kontrollkonsoll. Kontrollkonsollet er tilpasset mobile enheter også, så man kan enkelt sitte å egen telefon eller iPad å bruke modulen. Når man oppretter en HSEQ Message kan man definere hvem som skal motta denne (f.eks. avdeling eller region hvis man har ansatte i flere deler av landet/verden).

HSEQ Messenger er bygget slik at administrator kan følge med på hvor mange som leser det som sendes ut og faktisk også nøyaktig hvem som leser det. Det betyr at kravene om intern kommunikasjon satt i bl.a. ISO-standarder, OHSAS, Arbeidsmiljøloven/Internkontrollforskriften oppfylles på en meget enkel og dokumenterbar måte, samtidig som man oppnår en effektiv umiddelbar informasjonsflyt til de som har behov for denne.

Ta kontakt for å vite mer om mulighetene som ligger i HSEQ Messenger.

HSEQ Pages gir kunder med skreddersydde versjoner av appen mulighet til å bygge, om ikke hele så iallfall de viktigste bitene av, den styrende dokumentasjonen rett i appen. Aktuelle Pages å opprette kan være:

  • Prosedyrer
  • Arbeidsinstrukser
  • Målsetninger
  • Visjon
  • Målbare mål
  • HMS/K politikk

Via vår brukervennlige backend-løsning oppretter og redigerer du sider som om du jobber i et helt vanlig tekstdokument. Du kan lagre underveis, og når kladden er ferdig til å bli kringkastet ut til brukerne av appen (enten det er ansatte, underleverandører eller andre som bruker appen), trykker du bare på publiser og et push-varsel sendes rett ut til brukerne.

I backend-løsningen kan du følge med hvor mange som leser det som er sendt ut og på den måten ha full oversikt over informasjonsflyten.

Ta kontakt for å finne ut mer!

HSEQ Editor kan brukes av kunder med bedriftstilpassede versjoner av appen til enkelt å kunne oppdatere innhold i app og database.

Via løsningen som er nettbasert vil administrator kunne legge til og endre innhold i nedtrekksmenyer i hurtigrapportene samt opprette nye og redigere eksisterende sjekklister i modulen for inspeksjoner og revisjoner.

Ta kontakt for å finne ut mer!